KI-Anruf-Agent
KI-Anruf-Agent für Heilmittelpraxen: freie Termine telefonisch nachbesetzen – DSGVO-konform, nach aktuellem Behandlungsbedarf, direkt aus TheraNext.
Das Problem
Warum das im Praxisalltag wehtut
Wenn ein Termin kurzfristig frei wird, beginnt am Empfang die Telefonrunde: Warteliste raus, Liste durchrufen, niemand geht ran, der Slot bleibt leer. Das kostet Zeit, die für die Behandlung fehlt – und die Patient:innen, die diesen Termin am dringendsten gebraucht hätten, erfahren gar nichts davon. Ein Ausfall ist damit doppelt verloren: wirtschaftlich für die Praxis und versorgungstechnisch für die Betroffenen.
Was TheraNext leistet
Nachbesetzung ohne Telefonrunden
Der KI-Anruf-Agent übernimmt die Anrufliste automatisch – er ruft passende Patient:innen an, bis der frei gewordene Slot vergeben ist. Das Empfangsteam muss nicht eingreifen.
Nach aktuellem Behandlungsbedarf priorisiert
Die Reihenfolge richtet sich nach dem therapeutischen Bedarf: Wer am dringendsten einen Termin braucht, wird zuerst kontaktiert – nicht wer zufällig oben auf der Liste steht.
DSGVO-konform, Server in Deutschland
Der Agent läuft vollständig innerhalb von TheraNext – keine Drittanbieter-Plattform, keine Datenweitergabe. Gespräche und Einwilligungen werden datenschutzkonform gespeichert, auf Servern in Deutschland.
Bessere Versorgung und höhere Auslastung zugleich
Frei gewordene Therapieplätze landen bei den Patient:innen, die sie wirklich brauchen. Versorgungsqualität und Wirtschaftlichkeit gehen damit Hand in Hand.
So funktioniert es
Termin wird frei
Sobald eine Absage eingeht oder ein Slot freigehalten wurde, erkennt TheraNext die Lücke und löst den Nachbesetzungs-Prozess automatisch aus.
KI-Anruf-Agent priorisiert und ruft an
Der Agent wählt die Patient:innen mit dem größten aktuellen Behandlungsbedarf aus der Warteliste und führt freundliche, strukturierte Anrufe – solange, bis der Slot vergeben ist.
Termin wird bestätigt, Praxis informiert
Die zugesagte Person wird direkt in den Kalender eingetragen; das Empfangsteam sieht die Nachbesetzung in Echtzeit und braucht nichts weiter zu tun.
KI-Anruf-Agent für Ihren Beruf
Wie sich ki-anruf-agent konkret in Ihrem Fachbereich auswirkt:
KI-Anruf-Agent für die Physiotherapie
Physiopraxen mit dichtem Takt verlieren bei jedem unbesetzten Slot bares Geld – bei hohem GKV-Anteil und kurzen Behandlungseinheiten summiert sich das schnell. Der KI-Anruf-Agent füllt Lücken bevorzugt mit Patient:innen, die offene WS- oder EX-Verordnungen haben und dringend weiterbehandelt werden müssen. So verbessert sich die Versorgungskontinuität bei laufenden Heilmittelserien, und der Empfang bleibt entlastet.
Ansehen →KI-Anruf-Agent für die Ergotherapie
Ergotherapeutische Einheiten sind länger und inhaltlich stärker vorbereitet – ein kurzfristiger Ausfall wiegt deshalb besonders schwer. Der Agent priorisiert Patient:innen mit laufenden Verordnungen aus den Diagnosegruppen SB, EN oder PS, die bereits auf eine Fortsetzung warten, und schließt die Lücke, bevor der therapeutische Fortschritt leidet.
Ansehen →KI-Anruf-Agent für die Logopädie
Kindertermine in der Logopädie haben die höchste Ausfallquote aller Heilmittelberufe. Der KI-Anruf-Agent kontaktiert bei einer kurzfristigen Lücke gezielt Familien, deren Kinder z. B. eine SP- oder SC-Verordnung mit noch offenen Einheiten haben. Das hält die therapeutisch wichtige Behandlungsfrequenz aufrecht – ohne dass das Praxisteam händisch Telefonate führen muss.
Ansehen →KI-Anruf-Agent für die Podologie
Podologische Behandlungsserien beim diabetischen Fußsyndrom (DF/NF) dürfen keine langen Unterbrechungen haben – versäumte Termine gefährden den Behandlungserfolg und können die Wundversorgung kompromittieren. Der KI-Anruf-Agent besetzt frei werdende Slots bevorzugt mit Patient:innen, bei denen eine medizinisch begründete Dringlichkeit hinterlegt ist, und hält die Serie damit zuverlässig am Laufen.
Ansehen →bis zu 82 %
weniger unbesetzte Slots durch aktive Nachbesetzung statt passiver Warteliste
Passt dazu
Häufige Fragen zu KI-Anruf-Agent
Was passiert, wenn niemand von der Warteliste den Termin annimmt?
Der Agent versucht alle priorisierten Patient:innen der Warteliste. Bleibt der Slot danach offen, wird er im Kalender als frei markiert, sodass er über die Online-Terminbuchung noch gefüllt werden kann.
Kann ich steuern, welche Patient:innen der Agent kontaktiert?
Ja. Sie legen fest, welche Warteliste genutzt wird, nach welchem Behandlungsbedarf priorisiert wird und zu welchen Uhrzeiten Anrufe ausgelöst werden dürfen. Die Kontrolle bleibt vollständig in der Praxis.
Muss ich gesonderte Einwilligungen von Patient:innen einholen?
Für die Nutzung des Telefonkanals zur Terminkoordination benötigen Sie eine informierte Einwilligung. TheraNext unterstützt Sie mit einem anpassbaren Einwilligungstext, der bei der Patientenaufnahme abgefragt und dokumentiert wird.
KI-Anruf-Agent in Ihrer Praxis – kostenlos testen
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