Warteliste & Nachbesetzung
Warteliste für Therapiepraxen: Freie Termine automatisch nachbesetzen – der eigene, DSGVO-konforme KI-Anruf-Agent von TheraNext ruft nach Behandlungsbedarf an.
Das Problem
Warum das im Praxisalltag wehtut
Jede Absage hinterlässt eine Lücke im Kalender, die am selben Tag kaum noch zu füllen ist. Parallel warten Patient:innen seit Wochen auf einen Termin – doch wer soll bei zehn Namen auf der Warteliste schnell den passenden anrufen, während der nächste Patient schon in der Tür steht? So bleibt der Stuhl leer, obwohl der Bedarf vorhanden ist.
Was TheraNext leistet
Priorisierte Warteliste
Wartelistenplätze werden nach Behandlungsbedarf, Wartezeit und verfügbarem Zeitfenster bewertet – nicht nach dem Prinzip, wer zuerst angerufen wird.
Automatische Nachbesetzung per KI-Anruf-Agent
Wird ein Termin frei, kontaktiert der eigene, DSGVO-konforme KI-Anruf-Agent von TheraNext automatisch die am besten passenden Patient:innen telefonisch – bis der Slot besetzt ist. Kein manuelles Durchtelefonieren am Empfang.
Bessere Versorgung statt Lücken
Patient:innen mit dem größten aktuellen Behandlungsbedarf kommen früher dran. Versorgungsqualität und Auslastung verbessern sich gleichzeitig – das ist kein Zufall, sondern Systemlogik.
Volle Transparenz für Praxis und Patient:in
Die Praxis sieht Live-Status aller Wartelistenplätze. Patient:innen können ihren Platz selbst verwalten und erhalten eine Zusage per Rückruf oder Nachricht.
So funktioniert es
Warteliste befüllen
Patient:in mit gewünschter Leistung, Therapeut:in und Zeitpräferenz auf die Warteliste aufnehmen – direkt beim Eingang der Verordnung oder nach einer Absage.
Slot wird frei
Sobald eine Absage eingeht oder ein Termin manuell freigegeben wird, berechnet TheraNext sofort, welche Wartelistenplätze am besten passen.
KI-Anruf-Agent besetzt nach
Der eigene, DSGVO-konforme KI-Anruf-Agent ruft die passensten Patient:innen automatisch an. Sagt jemand zu, wandert der Termin sofort in den Kalender – ohne Handgriff am Empfang.
Warteliste & Nachbesetzung für Ihren Beruf
Wie sich warteliste & nachbesetzung konkret in Ihrem Fachbereich auswirkt:
Warteliste & Nachbesetzung für die Physiotherapie
In der Physiotherapie mit ihrem hohen Verordnungsvolumen und engen Taktung entstehen durch Absagen täglich echte Einnahmeausfälle. Häufige Diagnosegruppen wie WS, EX oder KG haben in der Regel eine lange Warteliste – der KI-Anruf-Agent kann genau dort nach Behandlungsdringlichkeit priorisieren und Folgeverordnungen nahtlos in den Kalender einschleusen.
Ansehen →Warteliste & Nachbesetzung für die Ergotherapie
In der Ergotherapie sind Termine oft auf Kinder und Jugendliche mit SB- oder EN-Diagnosen abgestimmt und müssen mit Schulzeiten und Familien koordiniert werden. Die Warteliste filtert nach Passung zum frei gewordenen Zeitfenster – so ruft der KI-Agent nur Familien an, deren Alltagsstruktur zum Slot passt, statt alle wahllos zu kontaktieren.
Ansehen →Warteliste & Nachbesetzung für die Logopädie
Logopädische Praxen arbeiten häufig mit Kindern, deren Termin regelmäßig von einem Elternteil kurzfristig abgesagt wird. Eine aktive Warteliste mit automatischer Nachbesetzung ist hier besonders wirksam: Behandlungsserien bei SP- oder SC-Diagnosen können ohne große Lücken weitergeführt werden, was den Therapieerfolg direkt stützt.
Ansehen →Warteliste & Nachbesetzung für die Podologie
In der Podologie mit ihren DFS- und NF-Verordnungen sind Behandlungsintervalle medizinisch vorgegeben. Ein zu lange unbesetzter Slot bedeutet eine Versorgungslücke beim diabetischen Fuß. Die Warteliste priorisiert nach Behandlungsdringlichkeit – Patient:innen mit dem höchsten Risiko kommen zuerst an den frei gewordenen Termin.
Ansehen →bis zu 95 %
der frei gewordenen Slots können durch aktive Nachbesetzung noch am selben Tag wiederbelegt werden
Passt dazu
Häufige Fragen zu Warteliste & Nachbesetzung
Kann ich die Warteliste manuell pflegen, ohne den KI-Agenten zu nutzen?
Ja. Die Warteliste funktioniert vollständig ohne automatische Anrufe – der KI-Anruf-Agent ist eine optionale Erweiterung, die Sie jederzeit aktivieren oder deaktivieren können.
Wie wird entschieden, wer zuerst angerufen wird?
TheraNext bewertet Wartelistenplätze nach Behandlungsbedarf, Wartezeit und Passung zum frei gewordenen Zeitfenster – so kommt die Person dran, die es am dringendsten braucht, nicht nur die, die zufällig oben auf der Liste steht.
Werden Wartelistendaten DSGVO-konform gespeichert?
Ja – alle Daten sind verschlüsselt, liegen auf Servern in Deutschland und unterliegen der strikten Mandantentrennung von TheraNext.
Warteliste & Nachbesetzung in Ihrer Praxis – kostenlos testen
Kostenlos testen, keine Kreditkarte, jederzeit kündbar. In wenigen Tagen startklar – mit betreutem Umzug aus Ihrer bisherigen Software.