KI-Anruf-Agent für die Ergotherapie
KI-Anruf-Agent für Heilmittelpraxen: freie Termine telefonisch nachbesetzen – DSGVO-konform, nach aktuellem Behandlungsbedarf, direkt aus TheraNext.
Das Problem
Warum die Ergotherapie hier Geld und Zeit verliert
Wenn ein Termin kurzfristig frei wird, beginnt am Empfang die Telefonrunde: Warteliste raus, Liste durchrufen, niemand geht ran, der Slot bleibt leer. Das kostet Zeit, die für die Behandlung fehlt – und die Patient:innen, die diesen Termin am dringendsten gebraucht hätten, erfahren gar nichts davon. Ein Ausfall ist damit doppelt verloren: wirtschaftlich für die Praxis und versorgungstechnisch für die Betroffenen.
Im Alltag der Ergotherapie heißt das konkret: Aufwändige Verlaufsdokumentation und Therapieberichte an verordnende Ärzt:innen.
So löst TheraNext das
Vier konkrete Fähigkeiten, die ki-anruf-agent in der Ergotherapie spürbar besser machen.
Nachbesetzung ohne Telefonrunden
Der KI-Anruf-Agent übernimmt die Anrufliste automatisch – er ruft passende Patient:innen an, bis der frei gewordene Slot vergeben ist. Das Empfangsteam muss nicht eingreifen.
Nach aktuellem Behandlungsbedarf priorisiert
Die Reihenfolge richtet sich nach dem therapeutischen Bedarf: Wer am dringendsten einen Termin braucht, wird zuerst kontaktiert – nicht wer zufällig oben auf der Liste steht.
DSGVO-konform, Server in Deutschland
Der Agent läuft vollständig innerhalb von TheraNext – keine Drittanbieter-Plattform, keine Datenweitergabe. Gespräche und Einwilligungen werden datenschutzkonform gespeichert, auf Servern in Deutschland.
Bessere Versorgung und höhere Auslastung zugleich
Frei gewordene Therapieplätze landen bei den Patient:innen, die sie wirklich brauchen. Versorgungsqualität und Wirtschaftlichkeit gehen damit Hand in Hand.
In drei Schritten
Termin wird frei
Sobald eine Absage eingeht oder ein Slot freigehalten wurde, erkennt TheraNext die Lücke und löst den Nachbesetzungs-Prozess automatisch aus.
KI-Anruf-Agent priorisiert und ruft an
Der Agent wählt die Patient:innen mit dem größten aktuellen Behandlungsbedarf aus der Warteliste und führt freundliche, strukturierte Anrufe – solange, bis der Slot vergeben ist.
Termin wird bestätigt, Praxis informiert
Die zugesagte Person wird direkt in den Kalender eingetragen; das Empfangsteam sieht die Nachbesetzung in Echtzeit und braucht nichts weiter zu tun.
Im Ergotherapie-Alltag
Fachlich passend statt aufgesetzt
Ergotherapeutische Einheiten sind länger und inhaltlich stärker vorbereitet – ein kurzfristiger Ausfall wiegt deshalb besonders schwer. Der Agent priorisiert Patient:innen mit laufenden Verordnungen aus den Diagnosegruppen SB, EN oder PS, die bereits auf eine Fortsetzung warten, und schließt die Lücke, bevor der therapeutische Fortschritt leidet.
Diagnosegruppen, Frequenzen und Leistungen der Ergotherapie sind in TheraNext hinterlegt – von Motorisch-funktionelle Behandlung, Sensomotorisch-perzeptive Behandlung, Psychisch-funktionelle Behandlung bis zur regelkonformen Abrechnung. Mehr zur Software für die Ergotherapie.
bis zu 82 %
weniger unbesetzte Slots durch aktive Nachbesetzung statt passiver Warteliste
Häufige Bedenken – ehrlich beantwortet
Wollen Patient:innen wirklich von einer KI angerufen werden?
Der Agent meldet sich klar als automatisierter Anruf von Ihrer Praxis, erklärt den Grund und fragt freundlich nach Verfügbarkeit. Patient:innen, die keinen Kontakt wünschen, können das in ihrem Profil hinterlegen. Erfahrungsgemäß wird ein schneller, unkomplizierter Anruf mit einem konkreten Terminangebot als Serviceleistung erlebt – nicht als Belästigung.
Ist das DSGVO-konform und rechtlich sicher?
Ja. Der KI-Anruf-Agent ist Bestandteil von TheraNext und nutzt ausschließlich Daten, zu deren Verarbeitung in Ihrem Behandlungsvertrag ohnehin eine Rechtsgrundlage besteht. Einwilligungen für den Telefonkanal werden bei der Aufnahme abgefragt und im System gespeichert. Es werden keine Daten an externe Anbieter weitergegeben; alles verarbeitet auf Servern in Deutschland.
Passt dazu
Weitere Funktionen für die Ergotherapie
KI-Anruf-Agent für andere Berufe
Fragen zu KI-Anruf-Agent in der Ergotherapie
Was passiert, wenn niemand von der Warteliste den Termin annimmt?
Der Agent versucht alle priorisierten Patient:innen der Warteliste. Bleibt der Slot danach offen, wird er im Kalender als frei markiert, sodass er über die Online-Terminbuchung noch gefüllt werden kann.
Kann ich steuern, welche Patient:innen der Agent kontaktiert?
Ja. Sie legen fest, welche Warteliste genutzt wird, nach welchem Behandlungsbedarf priorisiert wird und zu welchen Uhrzeiten Anrufe ausgelöst werden dürfen. Die Kontrolle bleibt vollständig in der Praxis.
Muss ich gesonderte Einwilligungen von Patient:innen einholen?
Für die Nutzung des Telefonkanals zur Terminkoordination benötigen Sie eine informierte Einwilligung. TheraNext unterstützt Sie mit einem anpassbaren Einwilligungstext, der bei der Patientenaufnahme abgefragt und dokumentiert wird.
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