§302 SGB V Abrechnung erklärt: Ablauf, Positionsnummern, DTA und die Frage nach der Selbstabrechnung

Was regelt §302 SGB V genau?

§302 SGB V verpflichtet alle zugelassenen Leistungserbringer:innen im Bereich Heilmittel, Hilfsmittel und häusliche Krankenpflege zur maschinellen Datenübermittlung mit den gesetzlichen Krankenkassen. Das Gesetz schreibt vor, dass Abrechnungsdaten elektronisch in einem definierten Format übermittelt werden müssen – händische Papierabrechnungen sind seit vielen Jahren nicht mehr zulässig.

Die technischen Details zum Format und zur Übertragung werden nicht direkt im Gesetz geregelt, sondern in den Technischen Anlagen (TA) zur Anlage 2 des Rahmenvertrags nach §125 SGB V, die von den Spitzenverbänden der Krankenkassen herausgegeben werden. Für Heilmittelerbringer:innen ist die TA Heilmittel (kurz: TA HMV) die maßgebliche Referenz. Sie wird regelmäßig aktualisiert; Stand 2026 gelten die im Rahmen der Digitalisierungsstrategie überarbeiteten Versionen.

Das Ziel des Gesetzes ist eindeutig: standardisierte, prüfbare Datensätze, die eine maschinelle Verarbeitung bei den Krankenkassen ermöglichen und das Betrugsrisiko minimieren. Für Praxisinhaber:innen bedeutet das konkret: Eine fehlerhafte oder unvollständige Datei wird von den Clearing-Stellen abgelehnt, bevor sie überhaupt die Kasse erreicht.

• ✓Verpflichtende elektronische Datenübermittlung für alle zugelassenen Heilmittelerbringer:innen
• ✓Technische Details in der TA Heilmittel (aktualisiert 2026)
• ✓Ablehnung unvollständiger Datensätze bereits beim GKV-Clearing
• ✓Kombination aus Datensatz und physischem Urbeleg bildet die vollständige Abrechnung

Der Weg vom Rezept zur Zahlung: der Abrechnungsablauf Schritt für Schritt

Der Abrechnungsprozess nach §302 SGB V beginnt nicht erst, wenn die Behandlung beendet ist – er beginnt mit der Annahme der Verordnung. Bereits beim Einlesen oder manuellen Erfassen des Rezepts müssen IK-Nummer der Kasse, Versichertenstammdaten und die angeordneten Heilmittel korrekt erfasst werden. Fehler an dieser Stelle pflanzen sich durch den gesamten Ablauf fort.

Nach Abschluss der Behandlungsserie erstellt die Software den Abrechnungsdatensatz: eine strukturierte Datei, die alle erbrachten Leistungen, Leistungsdaten, Positionsnummern und Beträge enthält. Parallel wird der Urbeleg (unterschriebenes Rezept mit Behandlungsdokumentationen) aufbewahrt. Datei und Urbeleg bilden zusammen die vollständige Abrechnung – die Kasse kann jederzeit Einsicht in die Originale verlangen.

Der fertige Datensatz wird über eine zugelassene Übertragungsplattform – in der Regel das GKV-Datenaustausch-Clearing (ITSG/Bitmarck) – an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Die Kasse hat nach Eingang grundsätzlich zehn Wochen Prüfzeit. In der Praxis erfolgt die Zahlung bei fehlerfreien Einreichungen meist deutlich schneller. Nach der Prüfung ergeht ein Avis (Zahlungsaviso) auf das angegebene Konto unter der eigenen IK-Nummer.

• ✓Schritt 1: Verordnung erfassen und Stammdaten prüfen (Versicherungsstatus, IK-Kasse)
• ✓Schritt 2: Leistungen dokumentieren und Behandlungsdaten erfassen
• ✓Schritt 3: Urbeleg mit Patientenunterschrift sichern und aufbewahren
• ✓Schritt 4: Abrechnungsdatei erstellen und via Clearing übermitteln
• ✓Schritt 5: Prüfung durch die Kasse (max. 10 Wochen)
• ✓Schritt 6: Zahlung auf IK-Konto + Avis-Dokumentation

Positionsnummern: die Sprache der Abrechnung

Jede einzelne Heilmittelleistung, die mit einer Krankenkasse abgerechnet wird, muss mit einer exakten Positionsnummer codiert werden. Diese Nummern sind in den Heilmittel-Positionsnummernverzeichnissen der jeweiligen Kassen bzw. ihrer Verbände festgelegt und decken das gesamte Spektrum ab – von der Einzelbehandlung Krankengymnastik bis hin zur Gruppenbehandlung oder dem Hausbesuchszuschlag.

Positionsnummern haben mehrere Funktionen: Sie codieren die Art der Leistung, ihre Dauer und in manchen Fällen auch die Qualifikationsanforderung an die behandelnde Person. Eine falsch ausgewählte Positionsnummer – etwa die Nummer für Manuelle Therapie, wenn nur Krankengymnastik verordnet und erbracht wurde – führt unweigerlich zur Beanstandung. Praxisverwaltungssoftware, die an aktuelle Positionsnummernverzeichnisse angebunden ist, reduziert dieses Fehlerrisiko erheblich.

Seit der Überarbeitung der Heilmittel-Richtlinie (HeilM-RL) gibt es auch bei Blankoverordnungen Besonderheiten: Die Therapeut:innen wählen eigenständig Leistungen aus, die dennoch korrekt positioniert werden müssen – und das bei gleichzeitig erweiterter Dokumentationspflicht. Wer Blankoversorgung anbietet, sollte sicherstellen, dass seine Abrechnungssoftware diese Szenarien vollständig abbildet.

• ✓Positionsnummern sind bundesweit einheitlich, werden aber von Kassenverbänden gepflegt und aktualisiert
• ✓Falsche Positionsnummern = automatische Beanstandung
• ✓Blankoverordnung erfordert besondere Sorgfalt bei der Codierung
• ✓Regelmäßige Updates der Positionsnummernverzeichnisse in der Software sind Pflicht

Kostenträger-Kennung und IK-Nummer: die Adressen im System

Im Datensatz nach §302 SGB V gibt es zwei zentrale Identifikatoren: die IK-Nummer (Institutionskennzeichen) der Praxis und die Kostenträger-Kennung (KTR-Kennung) der Krankenkasse. Beide müssen absolut korrekt sein – ein einziger Ziffernfehler führt dazu, dass der Datensatz dem falschen Empfänger zugeordnet oder sofort abgewiesen wird.

Die IK-Nummer der eigenen Praxis wird beim ARGE IK beantragt und ist dauerhaft gültig. Sie identifiziert die Praxis eindeutig im GKV-System und ist an das Bankkonto geknüpft, auf das Zahlungen erfolgen. Die Kassenkennung wiederum ist an die jeweilige Krankenkasse gebunden; da Kassen fusionieren und IK-Nummern sich ändern können, muss die Software diese Stammdaten stets aktuell halten.

Praktisch bedeutet das: Beim Einlesen einer Versichertenkarte oder beim manuellen Erfassen einer Verordnung muss die Software die KTR-Kennung automatisch aus dem Kartenchip oder dem hinterlegten Krankenkassenstamm ziehen. Praxen, die noch ohne Telematikinfrastruktur arbeiten, müssen diese Daten manuell pflegen – eine potenzielle Fehlerquelle, die mit dem verpflichtenden TI-Anschluss für Heilmittelerbringer:innen weitgehend entfällt.

• ✓IK-Nummer der Praxis: einmalig beim ARGE IK beantragen und dauerhaft gültig
• ✓KTR-Kennung der Krankenkasse: muss stets aktuell in der Software hinterlegt sein
• ✓Telematikinfrastruktur (TI) automatisiert den Stammdatenabgleich
• ✓Zahlungen gehen immer auf das zur IK-Nummer hinterlegte Konto

DTA und Datensatz: was technisch übermittelt wird

Der Begriff DTA – Datenträgeraustausch – stammt aus einer Zeit, als Abrechnungsdaten tatsächlich noch auf Disketten übermittelt wurden. Heute meint er ausschließlich die elektronische Übermittlung von Abrechnungsdaten in einem normierten Dateiformat (aktuell TA HMV-konform, XML-basiert). Die Clearing-Stelle (z.B. ITSG) prüft den Datensatz formal, bevor er an die Kasse weitergeleitet wird.

Ein vollständiger §302-Datensatz enthält unter anderem: den Abrechnungsmonat und das Einreichungsdatum, die IK-Nummer der Praxis, die KTR-Kennung der Kasse, je eine Zeile pro erbrachter Leistungsposition mit Positionsnummer, Menge, Einzelbetrag und Leistungsdatum, die Versichertennummer und den Namen der Patient:in sowie Informationen zur Verordnung (Ausstellungsdatum, Arzt-IK, Diagnose nach ICD-10).

Seit der Einführung der elektronischen Verordnung (eVO) wird erwartet, dass Verordnungsdaten künftig direkt aus der Telematikinfrastruktur in den Datensatz fließen – eine Entwicklung, die den manuellen Erfassungsaufwand weiter reduzieren und Fehler minimieren soll. Stand 2026 läuft der Rollout der eVO für Heilmittel in Pilotregionen an; erste Praxen nehmen bereits teil.

• ✓Dateiformat: TA HMV-konform (XML-basiert), Übermittlung via ITSG/Bitmarck-Clearing
• ✓Datensatz enthält: IK, KTR-Kennung, Leistungszeilen, Versichertennummer, ICD-10
• ✓eVO (elektronische Verordnung) reduziert Erfassungsaufwand ab 2026 schrittweise
• ✓Fehlerhafte Datensätze werden von der Clearing-Stelle vor der Kasse abgewiesen

Urbelege: Aufbewahrung, Prüfrecht und GoBD

Der Datensatz allein genügt rechtlich nicht. Parallel zur digitalen Abrechnung müssen Heilmittelerbringer:innen die Urbelege aufbewahren – also die unterschriebenen Original-Verordnungen mit der Bestätigung der erbrachten Leistungen. Die Krankenkassen haben das Recht, diese Belege im Rahmen von Wirtschaftlichkeitsprüfungen oder Stichprobenprüfungen anzufordern.

Die Aufbewahrungsfrist für Urbelege beträgt nach dem Sozialgesetzbuch in der Regel zehn Jahre – analog zur steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist nach GoBD. Praxen, die ihre Abrechnungen digital führen, müssen sicherstellen, dass auch digitalisierte Urbelege unveränderbar gespeichert werden (revisionssichere Archivierung). Eine einfache Dateiablage auf dem PC reicht rechtlich nicht aus.

In der Praxis archivieren viele Praxen ihre Urbelege noch physisch – was Lagerplatz kostet und die Suche bei Prüfungen aufwendig macht. GoBD-konforme Software ermöglicht eine rechtssichere digitale Archivierung, bei der der Zusammenhang zwischen Datensatz und Urbeleg lückenlos dokumentiert ist.

• ✓Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre (SGB V und GoBD)
• ✓Krankenkassen können jederzeit Einsicht in Urbelege verlangen
• ✓Digitalisierte Urbelege müssen revisionssicher und unveränderbar gespeichert sein
• ✓GoBD-konforme Archivierung verknüpft Datensatz und Urbeleg nachvollziehbar

Selbstabrechnung vs. Abrechnungszentrum: was lohnt sich?

Die Entscheidung zwischen Selbstabrechnung und der Beauftragung eines Abrechnungszentrums ist eine der strategisch wichtigsten für eine Heilmittelpraxis. Abrechnungszentren nehmen üblicherweise zwischen zwei und fünf Prozent des Abrechnungsvolumens als Gebühr – bei einem monatlichen Umsatz von 30.000 Euro macht das bis zu 1.500 Euro pro Monat, also bis zu 18.000 Euro im Jahr, die nicht in der Praxis verbleiben.

Der Vorteil eines Abrechnungszentrums liegt vor allem in der Entlastung: Das Zentrum übernimmt die Datenerstellung, die Übermittlung und das Beanstandungsmanagement. Das klingt verlockend – aber nur solange die eigene Software die Datenerstellung nicht automatisiert. Moderne Praxisverwaltungssoftware, die §302-konform ist, erstellt den fertigen Datensatz auf Knopfdruck. Was bleibt, ist die Übermittlung und die Überprüfung des Avis – beides in wenigen Minuten erledigt.

Beim Selbstabrechnen behält die Praxis die volle Kontrolle: über den Einreichungszeitpunkt (und damit die Liquidität), über die Fehlerkorrektur und über die Archivierung. Die Einsparung des Zentrumshonorars finanziert bei vielen Praxen bereits die Jahresgebühr einer vollwertigen Praxisverwaltungssoftware mehrfach. Ein Wechsel zur Selbstabrechnung sollte allerdings gut vorbereitet sein: Die Einarbeitung in den Prozess und eine Testphase mit echter Software reduzieren das Anfangsrisiko erheblich.

• ✓Abrechnungszentren: 2-5 % Gebühr auf das Abrechnungsvolumen
• ✓Selbstabrechnung: volle Kostenkontrolle, höhere Liquiditätssteuerung
• ✓Moderne §302-konforme Software erstellt Datensätze automatisiert
• ✓Einmaliger Lernaufwand beim Umstieg – danach kein laufendes Zentrumshonorar mehr
• ✓Testphase mit echter Software empfehlenswert vor vollständigem Umstieg

TheraNext und §302: was die Software abnimmt

Praxisverwaltungssoftware wie TheraNext bildet den gesamten §302-Prozess durchgängig ab: von der Verordnungserfassung über die automatische Positionsnummernzuordnung bis zum fertigen, TA HMV-konformen Datensatz. Fehlerquellen wie veraltete Kassenkennung oder fehlende Pflichtfelder werden vor der Übermittlung erkannt und als Hinweis ausgegeben – nicht erst nach dem Einreichen.

Da TheraNext vollständig browserbasiert und GoBD-konform arbeitet, ist die revisionssichere Archivierung von Urbelegen direkt im System möglich. Der Zusammenhang zwischen Verordnung, erbrachten Leistungen und übermitteltem Datensatz bleibt lückenlos dokumentiert. Für Prüfungsfälle lässt sich ein vollständiges Prüfpaket auf Knopfdruck zusammenstellen.

Praxen, die den Schritt zur Selbstabrechnung nach §302 wagen wollen, können TheraNext kostenlos testen – ohne Bindung und ohne Einrichtungsgebühr. Der Umstieg von einem Abrechnungszentrum ist mit Unterstützung eines Onboarding-Teams in der Regel innerhalb weniger Wochen vollzogen.